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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～⑦
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
「ファシリテーターが最もたくさん、話す時」
これまでの会議では、会議主催者、司会者、議長、進行係が中心になって会議を進めるイメージがあるでしょう。その人たちの中には、参加者よりもたくさんしゃべって会議を進める人もいます。
自分が注目されているし、自分が話せば参加者は黙って聞いてくれるし、できるだけ状況を説明したいし、自分の意見もあるし、などなどたくさん話す理由はたくさんあります。
会議が始まる時も会議中も会議が終了する時も、とにかく口数が多く「参加者の意見に一つ一つ丁寧にコメントする」「何か言っていなければ気がすまない」人がいます。
こういった人は、ファシリテーションの本質を理解していない人、経験の浅いファシリテーターです。
経験豊富で優秀なファシリテーターは、会議中にほとんど話しません。1回当たり「一言、二言」のイメージです。
会議全体での「ファシリテーターが話す時間の割合」はとても少ないものです。
会議は、限られた時間でよい結論を出します。ファシリテーターが話す時間が多ければ、その分参加者が話す時間が少なくなります。
参加者は、主催者に敬意を表して主催者の話を黙って聞きますが、ファシリテーターならば、その参加者のよい態度に気持ちよくなって長話をしてはいけません。
ファシリテーターなのに、何でそんなにたくさん話すのか。
一つの理由は、「ファシリテーションの不安」です。人は不安になると多弁になる傾向があります。
「自分の説明が不足しているのでは」「参加者に理解させられないのでは」「反応しないといけないのでは」「理解していることを示さないといけないのでは」「参加者を無視していると思われているのでは」「黙ってると仕事をしていないと思われるのでは」「沈黙はまずい」「このままでは、結論がでないのでは」
ファシリテーターは責任感が強い故に、会議進行に多くの不安を感じるものです。不安を解消するために、何とかしようとして「たくさん話す」ことになるのです。
もう一つは、「自己顕示欲」の表れです。自分が中心となって注目されることが喜びで、自分の能力を認めさせ成果を出したいと考える場合です。
会議の主人公はあくまで「参加者」であり、会議の成果は「参加者の成果」であることを理解しましょう。ファシリテーターは、あくまで「黒子」の役割です。
「会議中」にファシリテーターがあまりしゃべらずに、「参加者中心」で会議時間内でよい結論を出すためには、「冒頭のプレゼンテーション」が最も重要です。
それが、「ファシリテーターが最もたくさん、話す時」です。
この時間だけは、ファシリテーターに注目してもらって、たっぷり時間を掛けて話さなければなりません。
＜続く＞
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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～⑥
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
「会議中」の役割の一つは、会議冒頭のプレゼンテーションです。会議の背景、目的、成果、終了時間、参加者への期待、ファシリテーターの役割などを丁寧に伝えます。
この段階で重要なことは、会議は参加者が主役でファシリテーターが支援者であることを意識させることです。
参加者の多くは、「会議は面倒くさい」「出たくなかった」「早く終わってほし」「どうせ、いつもの不毛な会議だろう」と思っています。これまでの会議がいかに評判が悪かったかわかります。
先進的なビジネスをしている、比較的若者が多い会社で「話し合いが楽しい」とか「創造的な会議」をしている場合はまったく別です。
これから自社の会議を変えていきたい、と考える会社はファシリテーションを導入しましょう。
さて、ファシリテーターが活躍する会議（＝「よい会議」）は、参加者が主人公ですから「会議」のイメージを変えて、その気にさせる必要があります。
方法の一つは、準備段階での「会議の案内」です。もう一つが、この会議冒頭のプレゼンテーションです。
プレゼンテーションは、ファシリテーターの腕の見せ所です。
＜続く＞
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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～⑤
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
ファシリテーションに必要な知識とスキルをまとめました。ファシリテーションの難しさは、その都度テーマや参加者が変わりファシリテーターの思うようにはいかないことです。
実質的には、ファシリテーターが会議をコントロールしているのですが、表立って強制的な統制はできません。
しかし、時間を管理しながら参加者を満足させて結論を導き出さなければなりません。
そのためには、ファシリテーションには多くの知識とスキルが求められます。
１．会議運営の基礎知識
●会議の事前準備などの手続きに関する知識 ●会議の進行手順の知識 ●参加者の心理に関する知識
２．論理的思考力
●論理的思考の本質 ●論理的な表現 ●筋の通った考え方 ●事実や証拠、科学に基づいている ●首尾一貫している ●矛盾がない
３．プレゼンテーション能力
●自分の意見を相手が理解できるように表現する ●発表の手順、進め方が理詰めである ●話の構成にストーリー性がある ●序論・本論・結論などの メリハリがある
４．質問力と傾聴力
●質問は参加者に考えさせ、意見を引き出す ●意見の確認をしたり深堀りしたり、全員の理解を促進させる ●傾聴は聴いていることを態度で表現する
５．プロセスコンサルテーション
●会議の現状を診断する ●会議の過程を参加者に伝える ●問題点を指摘する ●参加者の姿勢を指摘する ●問題提起を行う ●参加者同士の関係 を改善する
＜続く＞
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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～④
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
ファシリテーターが活用するスキルと実践のポイント
それではファシリテーターの言動を具体的に紹介しましょう。会議には「会議前」「会議中」「会議後」でやるべきことがあります。
「会議前」は、議題や参加者についてよく理解します。どのような会議になるか予測しておくことが大変重要です。経験が浅いファシリテーターが最も困ることは、「会議中」に不測の事態が起こりファシリテーションが機能しなくなることです。
どのような会議も「全く同じ」ということはありません。時間の経過と共に生き物のように変化していきますので、プロセスの管理が最も難しいといえます。
経験を経て対処法が身につくものですが、どのような会議になりそうか、事前に想定しておくことはとても有効な準備です。「備えあれば憂いなし」。
ファシリテーションは、「参加者中心の話し合い」を重視します。予め結論を決めておいたり、参加者に押しつけることがないように注意しましょう。
円滑に話し合い時間内に終えるために、「会議進行表」をつくります。分刻みでは窮屈な会議進行になりますので、大まかな時間帯を設定して項目や注意点を時系列で書きます。
会議進行のシナリオとしても使います。会議の主旨に沿った机の配置や必要な道具なども準備します。会議に関する情報は、会議前に案内しておきましょう。
＜続く＞
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「会議が変われば、会社が変わる」～会議進行の技術を学べ～③
※本ブログは、船橋商工会議所会報誌「HandShake（2023.3月号）」に寄稿した原稿に加筆したものです。
ファシリテーターの役割は、「中立的な立場で会議を運営し参加者の言動に効果的な影響を与えることにより、よい結論が出せるよう支援すること」です。最も活躍が期待されるのは、「問題を解決する会議」や「企画会議」などです。
どのような会議にもファシリテーターが必要か、活躍の場面があるかといえば、そうではありません。「情報伝達型の会議」のように、一方的に情報を伝える講話や方針説明会などは従来の司会者がいれば十分です。
しかし、今日ではこのような「情報伝達型」の会議は書面やメールで済ませたり、ビデオ会議のほうが経済的で効率がよいと判断されることが増えています。
会議を全て同じ扱いにせずに目的によって方法を変えることが重要です。
ファシリテーターという呼称は、一般的ではありません。しかし、従来の議長や司会者の中には、ファシリテーションのスキルを使っている人もいます。つまり、その人はファシリテーターといえます。
ファシリテーションを学ぶことで誰でも効果的な会議を運営することができるのです。
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