会議を成功させる技術~ファシリテーション(1)~

 ~ファシリテーション研修より~

〇会議には、いろいろな種類があります。事業計画は、会議を重ねながら達成を目指します。

 職場の責任者が自分の考えを部下に伝える「情報伝達型」。部下の意見を汲み上げ調整する「意見調整型」。事業計画を確実に進める「問題解決型」。新しい取組みを検討する「企画立案型」。

 下期事業計画の説明・説得は、「情報伝達型」会議。事業推進の課題解決は、「問題解決型」会議でおこないます。

 「問題解決型」会議で、司会進行をする役割が、ファシリテーターです。ファシリテーターは、ファシリテーション・スキルを活用し会議を進めます。

 説得のスキルとファシリテーション・スキルは、真逆のスキルなので能力開発が必要です。

 管理者は、目的に応じた会議を効果的に進め、事業を推進しなけれななりません。会議を進める技術は、「ファシリテーション研修」で習得することができます。

 【~会議を進める技術を習得する~ファシリテーション研修】

目標観:(1)会議運営の基本を学ぶ。(2)司会・進行の役割を理解する。(3)会議運営の技術を習得する。

対象:管理者、職場リーダー

人数:6名×4グループ=24名(標準)

時間:9:00~16:00(※会議演習2回実施)

■  ファシリテーションとは

facilitation(名詞形)=促進。助長。容易。

<定義>中立的な立場で、会議を運営し、参加者の言動に効果的な影響を与えることにより、良い結論が導き出せるよう支援すること。

facilitate(動詞)=促進する。容易にする。楽にする。

<使い方>『会議をファシリテートしてくれ!』⇒『よい会議になるように、進行してくれ!』  

<会議の進め方>  

1.会議前

 (1)議題を確定させる。       

 ①議題の内容(議事進行表=アジェンダ)を事前に配布する。②会議時間を告知し、議事進行について考えておく。

(2)日時、場所を選定し、(会議時間も決める)参加者に連絡する。必要に   応じてメンバー以外の出席者を依頼する。

(3)議題に対する予備知識を持つ。(情報収集も含む)

(4)参加者の役割分担を決める。

(5)会場のレイアウトを設定する。

(6)会議に必要な備品を準備する(ホワイトボード、お茶、菓子など)

  2.会議中

(1)あいさつをする。

(2)議題を具体的に説明する。(前回の問題点があれば報告する)

(3)参加者の意見を出させるような雰囲気づくりをする。              

①雑談や、場が和むような話題を準備しておく。②順番で意見を出させるなど、発言を促がす。

(4)話題が横道へそれないように注意する。

(5)柔軟な会議運営を心がける。会議の状況を見て休憩を入れたり、飲み物を勧める。

(6)結論をまとめる。決定事項などを確認する

(7)次回の議題、日・時を確認する。

(8)あいさつで終わる

 3.会議後

  (1)会議内容の議事録を作成し回覧する。

  (2)上司への報告を行う。

  (3)今日の会議の進め方についての自己反省を行なう。

  (4)決定事項は確実に守らせる。

《続く》

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