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ファシリテーションの限界と会議の本質。
先日のファシリテーションに関するブログは、閲覧者が増えました。興味を持たれた方が多いようなので追加します。
私の研修は、実際の会議を想定した「会議演習」でファシリテーションを体験を通して学ぶプログラムです。研修後の実践を前提としているからです。
さまざまな気づきを得られるように「仕掛け」をしています。
多くのファシリテーション研修が、ファシリテーターの養成を目的として、会議進行の技術を学ぶと思います。ファシリテーターによって会議は飛躍的に改善されます。
研修に参加することでファシリテーションは十分学べます。しかし、その先の学びは、「ファシリテーションの限界と会議の本質」です。ファシリテーションも万能ではない、ということを学びましょう。
※本番の会議では、思うようにいかないことがたくさんあります。その原因の多くは、「参加者の言動」に対する対応です。
会議は、「民主的な意思決定の場」なのでとても重要です。だから、ファシリテーター養成のニーズがあり、ファシリテーターに対する期待も大きいです。
よい会議の本質は、実は「参加者の質」にあります。
ファシリテーターの会議の知識と進行のスキルによって、「何とかする」ことはできますが、よい会議には、そもそもよい参加者を集めることが重要なのです。
「重要な意思決定をする会議」では、参加者を厳選することをお勧めします。または、「会議の参加の仕方」を教育してから参加させることが重要です。
※会議が始まってしまえば、ファシリテーターが参加者を「統制」することは大変困難です。
こういった条件を整えることで、ファシリテーターは本来の役割を十分に果たし、会議を成功に導くことができるのです。
以上
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047-426-4657（代表）／arai@mets-c.jp お問合せお待ちしております。☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
下期目標達成の準備は、できていますか？～目標達成の方法(5)～
現在、9月21日（火）。上期の実績は、ほぼ確定しているでしょう。下期の体制は固まっていますか？
下期の目標は上期ショート分上乗せで＋α。職場の体制（部下の数）は現状維持、または削減と仮定します。
つまり、下期は上期より厳しい状況です。上期目標達成の職場でも、安心できません。「有事」ですから、下期にどのような変化が起こるかわかりません。
下期目標達成のために、次の方法を検討しましょう。
【第三回】業務を改善、改革すれば、目標は達成できる。
業務の改善と改革です。下期の体制が縮小しても、「業務」を見直すことで目標達成できます。体制が現状維持でも、「業務」を見直すことで、上期より多くの業務を処理して目標達成できます。
●「仕事の改善･改革」とは、業務を効率化し、生産性を向上させることで目標を達成する方法です。
「改善」と「改革」とは、現状の業務を「変える」という点では同じです。「改善」とは、既存の業務を創意工夫によって、もっとよい業務に変える取組みです。
「改革」とは、業務全体を根底から見直して新しい仕組みに変える取組みです。見直しによって、業務を削減することも含みます。
「改善」と「改革」では、「変える」範囲や規模、時間、体制への影響、目標に対する成果などが違います。
「改革」は、多くの関係者との交渉や説得が必要になりますが、大きな成果が見込めます。
●「業務改善」による成果。
限られた部下で目標を達成するために、現状の業務効率を上げて生産性を高めましょう。
例えば、5名分の業務を3人で処理するには、どうしたらよいでしょうか？または、5名で7名分の業務を処理するには、どうしたらよいでしょうか？
例えば、2名分の業務を3名の残業で補う方法は、創意工夫ではありません。「働き方改革」、残業代の支出、モチベーションの観点からも問題があります。
管理者であるあなたが、2名分の業務を担当する方法も、お勧めできません。それは、一時的な緊急時の対策としては有効ですが、ルーティン化することはできません。
職場の責任者であるあなたには、職場内の業務を改善する（変える）権限が与えられています。
次回は、「業務改善」の方法について。
《続く》
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仕事を管理すれば、職場の目標が達成する（まとめ）
これまで書いてきた～目標達成の方法(1)(2)(3)(4)～は、「仕事の管理」の内容です。職場は、職務遂行の場であり、職務を通して職場の目標を達成します。あなたが、その職務を管理できれば職場の目標が達成できる、ということです。
●「仕事の管理」とは、仕事の計画を立て、部下に仕事を割当て、指示し、進捗を管理することです。
注意点！ 「仕事の管理」は、管理者の役割なので権限が与えられています。下期は、積極的に仕事を管理して目標達成を目指しましょう。
「仕事の管理」は、目標達成法のカテゴリーの一つにすぎません。まだまだ目標達成の方法はあります。どの方法が、自分の職場の目標達成に有効か、自分で判断して早く実行しましょう。
準備期間は、残り11日です。
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下期目標達成の準備は、できていますか？～目標達成の方法(4)～
さて、下期目標達成に向けて会議をしましたか？
管理者研修では、「目標確認会議」として、会議の準備と部下への説明練習をおこないます。自分の考えを方針にまとめて、計画で部下を動かす方法は、管理者の役割であり管理者としての「やりがい」です。
新任管理者には、初めは難しいことかも知れませんが、毎年、上期・下期と続けますと、よい計画をうまく伝えられるようになります。
その次の目標達成方法は、計画の進捗管理法です。
部下に業務を割当てて、部下が目標を達成してくれればよいのですが、実際はうまくいきません。だから上司は、権限を行使して部下の目標を達成させます。
（3）職場の問題を解決して、計画を達成する。
あなたが立てた計画は、部下が実行しなければ意味がありません。管理者であるあなたは、「計画の進捗を管理する」権限を行使して職場の目標を達成する責任を負い、会社に説明する義務を負っています。
もし、あなたに「計画の進捗を管理する」権限がなければ、業務はすべて部下任せで結果責任だけを負うことになります。
〇進捗管理とは、「計画の予実績を管理し、目標を達成することです。管理者と部下が、コミュニケーションを図り、職場の問題を解決しながら目標を達成します。」
注意点！ 下期計画は、上期実績のショートとコロナ禍の影響もあり、リスクの高い計画になっているはずです。そのような計画の進捗管理は、大変難しくなります。さまざまな問題が発生する（計画通りにはいかない）と覚悟しましょう。
最大の問題は、目標の未達です。目標達成を阻む原因がたくさん発生しますので、管理者が中心となり部下と一緒に問題を解決していきます。
●職場の問題解決は、以下の要領で進めます。
※「目標確認会議」の後に、部下と個別に面接（目標設定面接）をして担当業務に関して細かく打合せ、確認をしましょう。
１．部下に担当業務の進捗を報告させます。報告の頻度は、毎月、毎週、毎日とありますが、「進捗管理」は、早く状況を把握し、早く問題を解決することが重要です。
２．報告によって部下の業務遂行に問題があるか判断します。問題は、目標と現状に差異のある状態です。「何が」計画通りに進んでいないか、課題を見つけます。
３．次に課題の原因を調べます。「なぜ」計画通り進まないのか部下と一緒に考えます。問題状況を最もよく知っているのは担当者の部下です。
４．原因がわかり、課題解決策がわかれば、直ぐに部下に指示しましょう。
５．課題解決策が直ぐにわからなければ、「どうしたら」いいか、部下と一緒に考えます。また上司に状況を報告し、相談しましょう。まず、手段をたくさん考えて、最善策を早く決めます。
６．課題解決策が複雑で、他者の協力や経費が掛かるようであれば、早く計画を立てて実行します。
７．部下への指示や課題解決策の実行で、計画通りの状態になれば問題の解決です。令和4年3月末に、計画通りの状態であれば目標の達成です。進捗管理は、期中でやり繰りし、期末に帳尻が合えばよいのです。
注意点！ 事業計画は、通期で目標達成することが重要です。上期で大きなショートが出ると下期の活動が厳しくなります。
そのために、半期や月次で進捗を管理し、小さなショートを見逃さず翌月には必ずショート分を戻しましょう。
そのために、適宜部下に報告を求め、積極的に問題を見つけ、早く解決するようにしましょう。
常に、現状を把握するようにしましょう。そのために、部下とのコミュニケーションを増やしたり、自ら現場を見にいきましょう。
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【研修所感】ファシリテーション研修
本研修は、管理者やリーダーを対象にリーダーシップの各論を学ぶ研修に位置づけている。
リーダーシップは、『組織や集団が目標や課題を達成するために関係者の活動によい影響を与えるプロセス』。ファシリテーションは、『会議の場で参加者によい影響を与えるプロセス』。
したがって、ファシリテーションは、リーダーシップ行動である。
ファシリテーションは、「いつ」「どこで」「誰に」「どのように」「どんな影響を与えるか」明確なので学びやすい。
「会議」は、管理者、リーダーにとって身近なものであり、ほとんどの受講生に経験があるため理解しやすい。
「会議」には課題や不満も多く、受講生の問題意識が高く集中しやすい。「意見が出ない」「結論が出ない」「一方的な説明に終わる」「ムダな会議が多い」と思っている。
本研修は、特に女性の評判がよい。受講生の中には、「リーダーシップは難しそう」「人をリードするなんて自分には無理」「自分に自信がない」「注目されたくない」「自分は、声が小さい」「人に意見したり、注意などできない」と思っている人も多い。
ファシリテーションは、多くの人が思い込んでいる「自ら先頭に立って、手本を示し、メンバーを鼓舞し引っ張っていく」といったリーダーシップ・スタイルではない。
ファシリテーションは、民主的なリーダーシップで会議進行の知識をもって、主に「質問」「傾聴」「確認・合意形成」のスキルを使って、ゴールを目指す。
会議の結論は参加者が責任をもち、ファシリテーターは、会議の過程に責任をもつ。
参加者に対して、意見を言う必要もないし怒鳴ることもない。「気の利いたこと」を言う必要もない。参加者に発言を促し、よく聴き、みんなが会議に参加できるように気配りして、着実に合意形成まで進めていく。
ファシリテーターがいれば、必ずよい会議になって参加者に喜ばれる。「なんか、いい会議だったね」「時間通りに終わったね」「結構、意見が出たね」「最後は、うまくまとまったね」
ファシリテーターは、会議中にあまりしゃべらないので目立たないが、静かなリーダーシップを発揮している。
「これなら、自分にもできる」と思い、やる気になる人は多い。1日の研修では、会議演習を2回おこなう。1回当たり2人のファシリテーター（メイン／サブ）を選出する。6名で会議をおこなう。
ファシリテーターには、女性もどんどん立候補する。（男性ファシリテーターは、会議をリードしようと頑張ってしゃべりすぎる。もっと参加者を信頼して、意見を引き出そう。）
ファシリテーション研修は、リーダーシップの総論を学ぶ研修と違って、実践的で明日の会議から成果が出る研修である。
《以上》
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