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仕事を管理すれば、職場の目標が達成する(まとめ)

2021年09月19日

 これまで書いてきた~目標達成の方法(1)(2)(3)(4)~は、「仕事の管理」の内容です。職場は、務遂行のであり、職務を通して職場の目標を達成します。あなたが、その職務を管理できれば職場の目標が達成できる、ということです。

●「仕事の管理」とは、仕事の計画を立て、部下に仕事を割当て、指示し、進捗を管理することです。

注意点! 「仕事の管理」は、管理者の役割なので権限が与えられています。下期は、積極的に仕事を管理して目標達成を目指しましょう。

 「仕事の管理」は、目標達成法のカテゴリーの一つにすぎません。まだまだ目標達成の方法はあります。どの方法が、自分の職場の目標達成に有効か、自分で判断して早く実行しましょう。

 準備期間は、残り11日です。

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下期目標達成の準備は、できていますか?~目標達成の方法(4)~

2021年09月18日

 さて、下期目標達成に向けて会議をしましたか?

 管理者研修では、「目標確認会議」として、会議の準備と部下への説明練習をおこないます。自分の考えを方針にまとめて、計画で部下を動かす方法は、管理者の役割であり管理者としての「やりがい」です。

 新任管理者には、初めは難しいことかも知れませんが、毎年、上期・下期と続けますと、よい計画をうまく伝えられるようになります。

 その次の目標達成方法は、計画の進捗管理法です。 

 部下に業務を割当てて、部下が目標を達成してくれればよいのですが、実際はうまくいきません。だから上司は、権限を行使して部下の目標を達成させます。

(3)職場の問題を解決して、計画を達成する。

 あなたが立てた計画は、部下が実行しなければ意味がありません。管理者であるあなたは、「計画の進捗を管理する」権限を行使して職場の目標を達成する責任を負い、会社に説明する義務を負っています。

 もし、あなたに「計画の進捗を管理する」権限がなければ、業務はすべて部下任せで結果責任だけを負うことになります。

〇進捗管理とは、「計画の予実績を管理し、目標を達成することです。管理者と部下が、コミュニケーションを図り、職場の問題を解決しながら目標を達成します。」

注意点! 下期計画は、上期実績のショートとコロナ禍の影響もあり、リスクの高い計画になっているはずです。そのような計画の進捗管理は、大変難しくなります。さまざまな問題が発生する(計画通りにはいかない)と覚悟しましょう。

 最大の問題は、目標の未達です。目標達成を阻む原因がたくさん発生しますので、管理者が中心となり部下と一緒に問題を解決していきます。

●職場の問題解決は、以下の要領で進めます。

※「目標確認会議」の後に、部下と個別に面接(目標設定面接)をして担当業務に関して細かく打合せ、確認をしましょう。

1.部下に担当業務の進捗を報告させます。報告の頻度は、毎月、毎週、毎日とありますが、「進捗管理」は、早く状況を把握し、早く問題を解決することが重要です。

2.報告によって部下の業務遂行に問題があるか判断します。問題は、目標と現状に差異のある状態です。「何が」計画通りに進んでいないか、課題を見つけます。

3.次に課題原因を調べます。「なぜ」計画通り進まないのか部下と一緒に考えます。問題状況を最もよく知っているのは担当者の部下です。

4.原因がわかり、課題解決策がわかれば、直ぐに部下に指示しましょう。

5.課題解決策が直ぐにわからなければ、「どうしたら」いいか、部下と一緒に考えます。また上司に状況を報告し、相談しましょう。まず、手段をたくさん考えて、最善策を早く決めます。

6.課題解決策が複雑で、他者の協力や経費が掛かるようであれば、早く計画を立てて実行します。

7.部下への指示課題解決策の実行で、計画通りの状態になれば問題の解決です。令和4年3月末に、計画通りの状態であれば目標の達成です。進捗管理は、期中でやり繰りし、期末に帳尻が合えばよいのです。

注意点! 事業計画は、通期で目標達成することが重要です。上期で大きなショートが出ると下期の活動が厳しくなります。

 そのために、半期や月次で進捗を管理し、小さなショートを見逃さず翌月には必ずショート分を戻しましょう。

 そのために、適宜部下に報告を求め、積極的に問題を見つけ、早く解決するようにしましょう。

 常に、現状を把握するようにしましょう。そのために、部下とのコミュニケーションを増やしたり、自ら現場を見にいきましょう。 

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【研修所感】ファシリテーション研修

2021年09月16日

 本研修は、管理者やリーダーを対象にリーダーシップの各論を学ぶ研修に位置づけている。

 リーダーシップは、『組織や集団が目標や課題を達成するために関係者の活動によい影響を与えるプロセス』ファシリテーションは、『会議の場で参加者によい影響を与えるプロセス』

 したがって、ファシリテーションは、リーダーシップ行動である。

 ファシリテーションは、「いつ」「どこで」「誰に」「どのように」「どんな影響を与えるか」明確なので学びやすい。

 「会議」は、管理者、リーダーにとって身近なものであり、ほとんどの受講生に経験があるため理解しやすい。

 「会議」には課題や不満も多く、受講生の問題意識が高く集中しやすい。「意見が出ない」「結論が出ない」「一方的な説明に終わる」「ムダな会議が多い」と思っている。

 本研修は、特に女性の評判がよい。受講生の中には、「リーダーシップは難しそう」「人をリードするなんて自分には無理」「自分に自信がない」「注目されたくない」「自分は、声が小さい」「人に意見したり、注意などできない」と思っている人も多い。

 ファシリテーションは、多くの人が思い込んでいる「自ら先頭に立って、手本を示し、メンバーを鼓舞し引っ張っていく」といったリーダーシップ・スタイルではない。

 ファシリテーションは、民主的なリーダーシップで会議進行の知識をもって、主に「質問」「傾聴」「確認・合意形成」のスキルを使って、ゴールを目指す。

 会議の結論は参加者が責任をもち、ファシリテーターは、会議の過程に責任をもつ。

 参加者に対して、意見を言う必要もないし怒鳴ることもない。「気の利いたこと」を言う必要もない。参加者に発言を促し、よく聴き、みんなが会議に参加できるように気配りして、着実に合意形成まで進めていく。

 ファシリテーターがいれば、必ずよい会議になって参加者に喜ばれる。「なんか、いい会議だったね」「時間通りに終わったね」「結構、意見が出たね」「最後は、うまくまとまったね」

 ファシリテーターは、会議中にあまりしゃべらないので目立たないが、静かなリーダーシップを発揮している。

 「これなら、自分にもできる」と思い、やる気になる人は多い。1日の研修では、会議演習を2回おこなう。1回当たり2人のファシリテーター(メイン/サブ)を選出する。6名で会議をおこなう。

 ファシリテーターには、女性もどんどん立候補する。(男性ファシリテーターは、会議をリードしようと頑張ってしゃべりすぎる。もっと参加者を信頼して、意見を引き出そう。) 

 ファシリテーション研修は、リーダーシップの総論を学ぶ研修と違って、実践的で明日の会議から成果が出る研修である。

《以上》

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会議を成功させる技術~ファシリテーション(2)~

2021年09月15日

〇ファシリテータ―には、様々なスキルが求められます。

 会議運営の基礎知識をはじめ、会議を円滑に進め、時間を管理し、目的を達成するために必要なスキルです。会議は議題や参加者がその都度違うので、スキルを高めるためには経験を増やすことが必要です。

1.会議運営の基礎知識

2.論理的思考力

3.プレゼンテーテーション能力

4.傾聴力と質問力

5.プロセス・コンサルテーション

〇ファシリテータ―は、会議の場で参加者一人一人が効果的な言動を行い、合意形成ができるよう支援をします。

〇ファシリテーターは、会議の場で3つのスキルを活用して、話し合いを促進し ます。

 研修では、実習や会議演習を通して、「質問のスキル」、「傾聴のスキル」、「確認・合意形成のスキル」を習得します。

 ファシリテーション研修は、管理者も部下も必ず一度は受講すべき研修です。

《以上》

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会議を成功させる技術~ファシリテーション(1)~

2021年09月15日

 ~ファシリテーション研修より~

〇会議には、いろいろな種類があります。事業計画は、会議を重ねながら達成を目指します。

 職場の責任者が自分の考えを部下に伝える「情報伝達型」。部下の意見を汲み上げ調整する「意見調整型」。事業計画を確実に進める「問題解決型」。新しい取組みを検討する「企画立案型」。

 下期事業計画の説明・説得は、「情報伝達型」会議。事業推進の課題解決は、「問題解決型」会議でおこないます。

 「問題解決型」会議で、司会進行をする役割が、ファシリテーターです。ファシリテーターは、ファシリテーション・スキルを活用し会議を進めます。

 説得のスキルとファシリテーション・スキルは、真逆のスキルなので能力開発が必要です。

 管理者は、目的に応じた会議を効果的に進め、事業を推進しなけれななりません。会議を進める技術は、「ファシリテーション研修」で習得することができます。

 【~会議を進める技術を習得する~ファシリテーション研修】

目標観:(1)会議運営の基本を学ぶ。(2)司会・進行の役割を理解する。(3)会議運営の技術を習得する。

対象:管理者、職場リーダー

人数:6名×4グループ=24名(標準)

時間:9:00~16:00(※会議演習2回実施)

■  ファシリテーションとは

facilitation(名詞形)=促進。助長。容易。

<定義>中立的な立場で、会議を運営し、参加者の言動に効果的な影響を与えることにより、良い結論が導き出せるよう支援すること。

facilitate(動詞)=促進する。容易にする。楽にする。

<使い方>『会議をファシリテートしてくれ!』⇒『よい会議になるように、進行してくれ!』  

<会議の進め方>  

1.会議前

 (1)議題を確定させる。       

 ①議題の内容(議事進行表=アジェンダ)を事前に配布する。②会議時間を告知し、議事進行について考えておく。

(2)日時、場所を選定し、(会議時間も決める)参加者に連絡する。必要に   応じてメンバー以外の出席者を依頼する。

(3)議題に対する予備知識を持つ。(情報収集も含む)

(4)参加者の役割分担を決める。

(5)会場のレイアウトを設定する。

(6)会議に必要な備品を準備する(ホワイトボード、お茶、菓子など)

  2.会議中

(1)あいさつをする。

(2)議題を具体的に説明する。(前回の問題点があれば報告する)

(3)参加者の意見を出させるような雰囲気づくりをする。              

①雑談や、場が和むような話題を準備しておく。②順番で意見を出させるなど、発言を促がす。

(4)話題が横道へそれないように注意する。

(5)柔軟な会議運営を心がける。会議の状況を見て休憩を入れたり、飲み物を勧める。

(6)結論をまとめる。決定事項などを確認する

(7)次回の議題、日・時を確認する。

(8)あいさつで終わる

 3.会議後

  (1)会議内容の議事録を作成し回覧する。

  (2)上司への報告を行う。

  (3)今日の会議の進め方についての自己反省を行なう。

  (4)決定事項は確実に守らせる。

《続く》

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