メッツ・コンサルティング

『気分がのらない時の仕事を用意しておこう！』

　仕事には、“ノリ”というものがある。「気分がノッテいる」とか言いますね。この夏の猛暑は真逆です。通勤ラッシュに耐えて、出勤するのが精一杯の日が続いています。“ノッテないでしょう？”

　正に、仕事を休みたい気持ちを「抑制」し、予定の仕事をやり終える「自己管理」が求められる時です。

　こんな気分の時も時間を無駄にしないのが「時間管理」です。こんな気分の時にも、やれる業務を用意しておけば、一仕事済ませることができます。

　気分がのらない時は、複雑なことや深く考える業務は向きません。人によりますが、気の合う人との打合せや元気な人に会って、元気を分けてもらうとか、逆に人との関わりを一切避けて、軽作業や単純繰り返し作業などがお勧めです。ネット検索による調べごとも、体力を消耗しないで一定の成果が得られる仕事です。

　自分のお気に入りの仕事から始めると、次第に気分がノッテくることもあります。要は、何もしない時間をつくってはいけない、ということです。

『時間の使い方は、割り切って考えよう！』

　自分の仕事に強いこだわりがある人は多い。こういうタイプの人には、時間管理が必要です。延々と仕事を続けてしまうタイプです。その仕事は、完成形が決まっておらず自己評価で終えることになるので、意識を変える必要があります。

　例えば、調査、分析作業や企画書や報告書の作成、制作物や修理、加工などのクリエイティブな仕事です。人が、“もう、それでいいんじゃないの？”と言っても本人は、“もっと、よくなる！”といって時間が経過していきます。

　仕事に対するこだわりは、とても大事ですが、「時間管理」の観点からは、60%主義をお勧めします。目標達成は100%の必要がありますが、60%で十分な仕事も多いし、むしろ納期厳守を優先し、割り切って仕事をすることの方がよっぽど価値があります。

　その仕事にこだわっている間は、他の仕事ができません。あなたのこだわりのせいで、上司や関係者に迷惑を掛けていることはありませんか。

　さて、今日の気分はどうですか、今日は割り切ってみませんか？

　『定時後に、予定を入れよう！』

　時間管理は、まず“その気になること”、意識を高めることが大切だ。大事な仕事に時間を使っているので、まだまだ不十分と思う意識が、勤務時間をダラダラと伸ばしてしまう。

　しかし、定時後に予定を入れておくと、期限の意識が働いて、仕事の計画も立てやすくなるし、1日を一生懸命働いて定時で終わらせることができる。

　定時後の予定は、自分にとって大事なものであればあるほど、時間管理の動機づけになるので、積極的に入れる。

『自分にご褒美をあげよう！』

　これも動機づけの方法で、努力して定時で終えた時、仕事が一段落した時、計画通り時間管理ができた時など、自分に“ささやかなご褒美”をあげる。

　“ちゃんとやったら”という条件をつけて自分を動機づけする。スイーツを食べる、ちょっとよいお酒飲む、好きなゲームをやるなど自分で考えて決めておく。（ご褒美を探すこともちょっと楽しい）

　自分でルールを決めて、自分で守ることが「自律」を身に付けることになる。

　今日は、どんなご褒美が待っていますか？

『あなたには、時間管理（もっと、上手な時間の使い方）が必要ですか？』

　時間管理をしていない人はいない。誰もが時間の経過を見ながら生活しているし、仕事をしている。（時間管理のうまい、へたはある。）あえて、これから「時間管理」を始めようということは、それなりの理由があるはずだ。

　そもそもセルフマネジメントには、「抑制」と「管理」が必要なので、「時間管理」にも同様の努力が必要だ。要は、それなりの「動機づけ」が必要ということだ。

　何のために「時間管理」をするのか、目的を明確にすることで「時間管理」に本気になれる。

①残業を減らしたい。（定時で帰りたい。）

②仕事量が増えたので、効率的に仕事をしたい。

③プライベートの時間をつくりたい。（勉強時間・趣味の時間・家族との時間、人脈づくり、など）

　目的を確認したら改めて「時間管理」の現状を点検する。1日、1週間、1か月単位で、遅刻、残業時間、業務計画の進捗、納期管理、目標達成率などから時間管理の満足度を評価する。

　「時間管理」の現状が分かれば、改めて問題意識が高まる。（これでは、ダメだ！）そして、原因（これが理由だ！）を分析することで、課題が明確になる。

　その課題が解決された姿、望ましい時間管理の姿＝目標を設定する。そして課題解決のための自分に合った「時間管理」の方法を検討することができる。

　この問題解決のステップを踏まないと、場当たり的なハウツウの活用に終わり、思ったほどの成果が出ない。

　仕事をしている以上、誰にでもセルフマネジメントが必要だ。高業績を上げている者、責任ある地位で活躍している人のそれはハイレベルで、かつ厳しく徹底されている。

　働く者は、できるだけ早く学習し、実践すべき内容だ。セルフマネジメントができる人材が「自律型人材」だ。会社や上司は、社員にセルフマネジメントを教育し、自分自身も実践を通して自分なりのセルフマネジメントをつくっていく。

　この自己管理ができるようになると目標管理がうまく機能する。上司も部下を信頼して、「性善説」で接することができる。自己管理ができない部下は、頼りなく評価もできない。些細なことも注意しないといけないので人間関係もよくならない。

　目標管理の前提は、自分の目標を自分で達成する「自己統制」ができる人材集団だ。「自己統制」できない部下がいると、上司は安易に「ノルマ管理」を選択してしまう。

　部下はできないのだから、上司が教えるしかない。（管理者は部下を管理する立場なので、当然自己管理ができていると考える。）

　セルフマネジメントの要素には、３つあると前回書いた。図解で表すとかぶる部分が多い。相互に関連しているということだ。その中で、万人に平等に与えられている要素は、「時間」だ。

　PDCAもモチベーションもコミュニケーションも「時間」を使う。仕事は限られた「時間」を有効に使い、期限を守り成果を出す。期限以内に成果が出せる人とそうでない人の評価は、雲泥の差だ。

　よい「時間」の使い方ができる者が、人よりも成果を上げることができる。さて、この厳しい夏の時間を、どのように使って仕事をしようか・・・

　暑い日が続いています。仕事は思う通りに進んでいますか。これだけ暑いと、モチベーションの維持や体調管理が難しいですね。

　こんな時ほど「セルフマネジメント研修」の学びを活かしてほしいと思います。

　セルフマネジメントとは、『自己管理』『自律』のことです。体調管理や業務を進めるために、自分自身を適切に抑制、管理し、目標を達成することです。

　自分自身を「抑制」、「管理」することは簡単なことではありません。人によって差がつくのがセルフマネジメントです。結局、業績差はセルフマネジメントの差と言えます。

　セルフマネジメントは、条件が悪い時ほど真価が問われます。計画を確実に実行し、成果を上げるために、自己管理ができない競争相手と差をつけるための有効な手段です。

　研修では、セルフマネジメントの要素を３つ紹介しています。

　１）技術面－PDCA、タイムマネジメント。２）健康・精神面－モチベーション。３）協働面－コミュニケーション。

●技術面は、計画－実行－評価－改善を確実に進めて仕事を管理する。かつ、効率的な時間管理をすることで目標を達成する。

●健康・精神面は、自分自身をよく知り、健康・精神状態を自己管理し、安定して仕事に取り組むことで目標を達成する。

●協働面は、人とコミュニケーションを図り、お互いに協力することによって目標を達成する。

　これら３つの要素を自己点検し、自分にとって不十分な点を課題として「セルフマネジメント計画」を立てます。

≪続く≫