メッツ・コンサルティング

『どの業務から、始めるのか？』

　限られた時間で複数の仕事をしているのだから、優先順位を間違うと時間管理は難しくなる。指示命令を受けて仕事をする立場の人は、指示命令者の決定に従う。逆に、指示命令者は、順番を指示することに責任をもたなければならない。

　業務計画と実行を自分で決める権限を移譲されている人は、自分で優先順位を決める。まず、自分の担当業務をモレなく、一覧表に書き出す。次に、職場の状況を理解した上で、重要性、効果性、緊急性で差をつけ、順位を決める。

　職場の状況を理解するには判断力が求められるので、ある程度の経験が必要だ。上司は、部下の成熟度を評価して、権限移譲を判断する。

　当然、優先順位の高い業務に多くの時間を配分し、集中して行う。つまり、職場の目標達成において重要で、効果があり、急いでやらなければならない業務を優先する。そうでなければ、大事な業務が期限に間に合わない、ということが起きる。

　優先順位は、一定期間で判断、見直しをする必要がある。1日の業務の優先順位も決める。その場合には、前日または始業前に決めておく。業務の優先順位は、計画立案の重要事項なので、日々のPDCAの実践で経験を積み判断力を磨く必要がある。

　時間管理の技術を使ったとしても、業務の優先順位を間違えると成果が上がらない。

『空いた時間にやる仕事を用意しておく！』

　業務一覧表の中には、ルーティン・ワークや幹ではない枝葉の業務もある。優先順位の低い業務だが、どこかの時間でやらないといけない。実績に直接つながらない業務、問題を解決しない業務、価値を高めない業務、管理のため（管理をされるため）の業務は、優先順位は低い。

　一方、日々の業務遂行の時間には、突発的に空き時間ができることもある。待ち時間、打合せのキャンセルなど、その時間を無駄にしないで、何をするかも時間管理のポイントだ。その時を機会と捉えて積極的に活用しよう。

　暑い中、外勤をされている人は、「涼んでいる時間」を上手に使いましょう。

『複数の業務は、一覧表を作成し、一括管理する！』

　複数の業務を同時に進めている担当者、部下に業務を割り当てている管理者、複数の業者を管理しているプロジェクト・リーダーには、より慎重なタイムマネジメントが必要だ。

　その場合、複数の業務のスケジュール管理は、一覧表をつくり一目で見えるようにしておく。横軸に日付・曜日を書き、縦軸に業務項目、内容、関係者を書き、期間を線で引き、納期を記入する。

　状況が変われば変更が必要だが、納期はできるだけ変えないように期間内で調整する。時間管理には、ツールの活用も効果的だ。手帳や帳票を活用し状況をできるだけ「見える化」すると管理が容易になる。

『整理整頓は、時間管理の基本！』

　前回、手帳を無くしたら大変だ、と書いた。仕事は道具や資料を使う。必要な時に必要なものを直ぐに用意できなければ、時間のムダになる。探している時間がムダだ。紛失したら仕事は中断だ。

　だから、日々の整理整頓は時間管理の前提だ。机の上、引き出しの中、キャビネットの中、そしてパソコンの中は、整理されているか。どこに何があるか、把握しているか。

　子供の教育では「整理整頓」は必須項目だが、意外と大人になっても苦手な人が多い。書類を山積みにして、“自分は、どこに何があるか、わかっている”と言うが、仕事では通用しない。他者の協力が得られないし、仕事には引継ぎだってあるのだ。

　職場の仕事は、メンバーで共有しておくことが望ましいので、迷惑を掛けないようにしよう。

　それでは、お盆の期間少し余裕があったら机やパソコンの中を「整理整頓」してみよう。何かいいものが出てくるかも知れない。

『まず、期限を決めてから、余裕のあるスケジュールを組もう！』

　時間管理は、仕事の始まりから終わりまでの時間を対象とする。時間短縮も課題だが、期間を十分活用してよい成果を上げることも重要だ。要は、限られた時間を有効に使うことだ。

　納期は厳守なので、時間管理はその期間を工夫する。そのためには、納期の前に目標とする期限を決める。そしてスケジュールは余裕をもって設定する。

　目標とする期限が遅れても納期に間に合えば問題にはならない。余裕のあるスケジュールを組むことで管理がしやすくなり、最小限のプレッシャーで仕事を進めることができる。

　多くの場合、進行中に不測の事態が起きる。想定できる事態であればスケジュールに反映させるが、不測の事態はスケジュールに余裕をもたせておかなければ対応できない。

　もう一つの工夫は、進行の考え方で前半主義をお勧めする。スケジュールに余裕がなくとも進行中の時間の使い方で余裕をつくることができる。

　1日の午前中に集中して仕事をする。週の前半で70%を目指す。月の前半で今月の見通しをつける。とにかく前倒しの意識で仕事を進めると後半に余裕ができ、時間を貯金しておくことができる。

　スケジュールは常に確認できるように手帳やタブレットなど持ち歩きができるツールで管理する。しかし、持ち歩くということは紛失のリスクも伴うので、二重管理も必要だ。

　仕事に必要なモノをなくすということは、時間管理において想定外の最悪の事態だ。（退社の際の情報の持ち出し禁止を徹底している会社も多い）

　来週は、前半主義でいこう！

　『上司の指示は、必要事項をきっちり確認しよう！』

　仕事は、上司の指示に始まり、上司への報告で終わる。指示と報告の間に管理すべき時間がある。いかに短い時間で済ませるか、が時間管理の課題だ。

　まず、必要以上に時間を掛けてしまう場合を考えてみよう。それは、やり直しと修正の場合だ。仕事を終えて報告したら、上司からやり直しと修正を求められる。「修正」より「やり直し」の方が時間が掛かる。

　1回の報告で了承され、次の仕事に取り掛かる場合が最も効率がよく短時間で済む。「やり直し」の場合は、（予期せぬ）時間の浪費になる。この場合、他の業務計画も変更する必要があるし、モチベーションも下がり、よいことは何もない。

　「やり直し」「修正」を避けるためには、指示を受けた時に必要なことを確認してから仕事を始める。

　①目的②目標③期限④成果⑤方法⑥権限などを最初に確認してから始めれば、「やり直し」「修正」のリスクはほとんどなくなる。

　仕事において“言わなくても、分かっているだろう”、“きっと、こういうことだろう”という思い込みは、時間管理のリスク要因だ。一言、言われて直ぐに取り掛かる部下が優秀とは言えない。“わかっているつもり”で仕事を始め、後で「やり直し」「修正」を迫られる場合が多い。

　“以心伝心”が難しい時代だ。むしろ最初の打合せに時間を掛けて、必要事項をモレなく確認し、計画的に仕事を進めた方が、時間管理が成功する。

　部下からの細かい確認を嫌う上司がいる。「やりながら」「状況を見て」「その都度」「とりあえず、進めて」という上司は、指示内容を決められない上司で、管理能力に問題がある。

　上司が忙しそうでも確認する。雰囲気が悪くなっても、確認または（相談）し、仕様を確認してから始めよう。それが自分のためであり、職場全体のためにもなる。

　時間が経ってからの確認はお勧めできない。「何で、今頃聞くの？」「まだ、始めてなかったのか？」「指示を聞いていなかったのか？」と言われる。

　「どうしようかなぁ、聞きづらいなぁ」という自分の気持ちを「抑制」し、勇気をもって「確認」しよう。

『自分のベストの状態を知っていますか？』

　限られた時間でよい仕事をするためには、健康が大前提です。健康とは「日常生活を送るために必要な最低限度の身体と精神の両面の条件が満たされている状態」だそうです。（日本百科全集調べ）

　アスリートは、競技の本番に向けて調整しますが、ビジネスパーソンも同じ発想で仕事に備えたいものです。（よい記録＝よい成果）ちなみに健康と体調の違いは、「戦略研修」でいう戦略と戦術に似ています。

　戦略は中長期・大局的に考え戦術は短期・局地的に考えます。長くよい仕事を続けるために、中長期に健康の維持向上を考え、この夏を乗り切るために日々の体調を管理します。

　体調管理法は、この時期TVの情報番組等で特集を組まれるので参考にしてください。

　大事なことは、自分がよい仕事ができる健康常態を知っておくことです。自分の身体、精神状態は自分しかわからないので、自分をより知っている者が自己管理に成功するということになります。

「あれ？ちょっと、おかしいな？」と気づくことが大事です。

　（１）最低限必要な「睡眠時間」、仕事に支障がない程度の「飲食の過不足」、自分の「体力」、「体質」、「意欲」などを知っていますか。年齢によって変化するので、今の自分を正確に把握することが大事です。

　（２）自分の適性基準を把握したら、維持向上の対策を立てましょう。「熱中症対策」や「時差通勤」、「冷房病対策」、「食中毒回避」などに注意し、適切な「睡眠・栄養・水分」を摂りましょう。

　（３）最後に、「健康」に自信のある人ほど、「健康」に興味をもって規則正しい生活を送りましょう。「お誘い」も断る勇気をもちましょう。

　で、今夜はどうします？