メッツ・コンサルティング

『大きな差異を埋めるのは、シンドイ！』

　時間管理は、よい計画を立てて「自己抑制」と「自己管理」で実行し、期限を守る活動だ。しかし、実行過程であまりにも差異が生じると期限を守ることが難しくなる。（差異が生じないための「前半主義」は前に書いた）

　そのために計画と実行は日々チェックし、差異が小さいうちに調整する。締切りが近づき、プレッシャーが掛からないと本気にならない人、最後の追い込みに賭ける人などいる。（自己管理を徹底しよう）意識面だけでなくスケジュール調整という技術面も活用しましょう。

　経験から言うと、年齢を重ねるごとに気力や体力は低下する。一方、先を予測する能力や調整能力が向上する。自分をよく知り自分の強みを活かして時間管理を進めましょう。

　技術編の最後に、上司やクライアントへの「途中経過報告」をお勧めします。時間管理で“怖い”のは、報告時の評価と承認である。一発承認が最も効率がよいが、評価されず承認を得られなければ、仕事は終わったことにはならない。

　指示を受けた時の確認の重要性は「技術編」の最初に書いた。しかし、状況は刻々と変わるし相手の心変わりもある。そのマイナスの影響を避けるためには、途中経過を報告し、指示や仕様に変更がないか、「確認」しながら進める。

　「最初の話と違う！」と言ったところでしょうがないのだ。（期限が迫る！）

　数か月間のマニュアル作成の場合、最初のミーティングでコンセプトや項目を確認していても、一気に書き上げるわけにはいかない。締切り間際の数10ページの書き直しはとてつもなくシンドイのだ。

　お盆休みが明けたら、今の仕事の「途中経過報告」と「確認」をしてみましょう。ちょっとズレているかも知れませんよ！（怖い話です）

『業務遂行能力を高める！』

　最も現実的で効果的で、応用が利く方法は、能力向上である。能力が向上すると、飛躍的に時間管理が楽になる。仕事が早くできれば、その分の時間を短縮することができる。ミスをしなければ時間をムダにしないで済む。

　業務一覧表に一定時間の処理量や業務ごとの処理時間を書き加える。標準時間を調べて比較すれば自分の処理能力のレベルがわかる。

　職場、部門、会社、業界でトップクラスの人はわずかなので、多くの人に能力向上の課題がある。能力向上には、有能者との徹底的な比較が必要である。比較することで自身の具体的な課題が見つかり、自ずと解決策が見つかる。

　有能者の分析は、成果＝知識☓技能☓姿勢・態度のモデルを使う。同じ業務を担当しているのに処理時間に差が出る理由は、有能者と比較して何かが不足しているからである。その不足分を埋めることによって同じような成果を上げることができる。

　まず身近な先輩を分析する。朝から晩まで先輩の仕事を観察する。どんな勉強をして、どんな訓練をして、何に気をつけているかインタビューする。タダでは教えてくれないから、仕事を手伝う。仕事を手伝えば、仕事を覚えるし、認めてもらえる。

　認められることでコミュニケーションがよくなり、人間関係ができて、経験から身につけたノウハウを伝授してもらえる。

　時間管理の実践ノウハウは、経験者の財産であり、教わる側が努力せずに手に入るものではないのだ。「業務遂行能力」の前に、「教えてもらえる能力」を身につけよう！

『どの業務から、始めるのか？』

　限られた時間で複数の仕事をしているのだから、優先順位を間違うと時間管理は難しくなる。指示命令を受けて仕事をする立場の人は、指示命令者の決定に従う。逆に、指示命令者は、順番を指示することに責任をもたなければならない。

　業務計画と実行を自分で決める権限を移譲されている人は、自分で優先順位を決める。まず、自分の担当業務をモレなく、一覧表に書き出す。次に、職場の状況を理解した上で、重要性、効果性、緊急性で差をつけ、順位を決める。

　職場の状況を理解するには判断力が求められるので、ある程度の経験が必要だ。上司は、部下の成熟度を評価して、権限移譲を判断する。

　当然、優先順位の高い業務に多くの時間を配分し、集中して行う。つまり、職場の目標達成において重要で、効果があり、急いでやらなければならない業務を優先する。そうでなければ、大事な業務が期限に間に合わない、ということが起きる。

　優先順位は、一定期間で判断、見直しをする必要がある。1日の業務の優先順位も決める。その場合には、前日または始業前に決めておく。業務の優先順位は、計画立案の重要事項なので、日々のPDCAの実践で経験を積み判断力を磨く必要がある。

　時間管理の技術を使ったとしても、業務の優先順位を間違えると成果が上がらない。

『空いた時間にやる仕事を用意しておく！』

　業務一覧表の中には、ルーティン・ワークや幹ではない枝葉の業務もある。優先順位の低い業務だが、どこかの時間でやらないといけない。実績に直接つながらない業務、問題を解決しない業務、価値を高めない業務、管理のため（管理をされるため）の業務は、優先順位は低い。

　一方、日々の業務遂行の時間には、突発的に空き時間ができることもある。待ち時間、打合せのキャンセルなど、その時間を無駄にしないで、何をするかも時間管理のポイントだ。その時を機会と捉えて積極的に活用しよう。

　暑い中、外勤をされている人は、「涼んでいる時間」を上手に使いましょう。

『複数の業務は、一覧表を作成し、一括管理する！』

　複数の業務を同時に進めている担当者、部下に業務を割り当てている管理者、複数の業者を管理しているプロジェクト・リーダーには、より慎重なタイムマネジメントが必要だ。

　その場合、複数の業務のスケジュール管理は、一覧表をつくり一目で見えるようにしておく。横軸に日付・曜日を書き、縦軸に業務項目、内容、関係者を書き、期間を線で引き、納期を記入する。

　状況が変われば変更が必要だが、納期はできるだけ変えないように期間内で調整する。時間管理には、ツールの活用も効果的だ。手帳や帳票を活用し状況をできるだけ「見える化」すると管理が容易になる。

『整理整頓は、時間管理の基本！』

　前回、手帳を無くしたら大変だ、と書いた。仕事は道具や資料を使う。必要な時に必要なものを直ぐに用意できなければ、時間のムダになる。探している時間がムダだ。紛失したら仕事は中断だ。

　だから、日々の整理整頓は時間管理の前提だ。机の上、引き出しの中、キャビネットの中、そしてパソコンの中は、整理されているか。どこに何があるか、把握しているか。

　子供の教育では「整理整頓」は必須項目だが、意外と大人になっても苦手な人が多い。書類を山積みにして、“自分は、どこに何があるか、わかっている”と言うが、仕事では通用しない。他者の協力が得られないし、仕事には引継ぎだってあるのだ。

　職場の仕事は、メンバーで共有しておくことが望ましいので、迷惑を掛けないようにしよう。

　それでは、お盆の期間少し余裕があったら机やパソコンの中を「整理整頓」してみよう。何かいいものが出てくるかも知れない。

『まず、期限を決めてから、余裕のあるスケジュールを組もう！』

　時間管理は、仕事の始まりから終わりまでの時間を対象とする。時間短縮も課題だが、期間を十分活用してよい成果を上げることも重要だ。要は、限られた時間を有効に使うことだ。

　納期は厳守なので、時間管理はその期間を工夫する。そのためには、納期の前に目標とする期限を決める。そしてスケジュールは余裕をもって設定する。

　目標とする期限が遅れても納期に間に合えば問題にはならない。余裕のあるスケジュールを組むことで管理がしやすくなり、最小限のプレッシャーで仕事を進めることができる。

　多くの場合、進行中に不測の事態が起きる。想定できる事態であればスケジュールに反映させるが、不測の事態はスケジュールに余裕をもたせておかなければ対応できない。

　もう一つの工夫は、進行の考え方で前半主義をお勧めする。スケジュールに余裕がなくとも進行中の時間の使い方で余裕をつくることができる。

　1日の午前中に集中して仕事をする。週の前半で70%を目指す。月の前半で今月の見通しをつける。とにかく前倒しの意識で仕事を進めると後半に余裕ができ、時間を貯金しておくことができる。

　スケジュールは常に確認できるように手帳やタブレットなど持ち歩きができるツールで管理する。しかし、持ち歩くということは紛失のリスクも伴うので、二重管理も必要だ。

　仕事に必要なモノをなくすということは、時間管理において想定外の最悪の事態だ。（退社の際の情報の持ち出し禁止を徹底している会社も多い）

　来週は、前半主義でいこう！