メッツ・コンサルティング

　『上司の指示は、必要事項をきっちり確認しよう！』

　仕事は、上司の指示に始まり、上司への報告で終わる。指示と報告の間に管理すべき時間がある。いかに短い時間で済ませるか、が時間管理の課題だ。

　まず、必要以上に時間を掛けてしまう場合を考えてみよう。それは、やり直しと修正の場合だ。仕事を終えて報告したら、上司からやり直しと修正を求められる。「修正」より「やり直し」の方が時間が掛かる。

　1回の報告で了承され、次の仕事に取り掛かる場合が最も効率がよく短時間で済む。「やり直し」の場合は、（予期せぬ）時間の浪費になる。この場合、他の業務計画も変更する必要があるし、モチベーションも下がり、よいことは何もない。

　「やり直し」「修正」を避けるためには、指示を受けた時に必要なことを確認してから仕事を始める。

　①目的②目標③期限④成果⑤方法⑥権限などを最初に確認してから始めれば、「やり直し」「修正」のリスクはほとんどなくなる。

　仕事において“言わなくても、分かっているだろう”、“きっと、こういうことだろう”という思い込みは、時間管理のリスク要因だ。一言、言われて直ぐに取り掛かる部下が優秀とは言えない。“わかっているつもり”で仕事を始め、後で「やり直し」「修正」を迫られる場合が多い。

　“以心伝心”が難しい時代だ。むしろ最初の打合せに時間を掛けて、必要事項をモレなく確認し、計画的に仕事を進めた方が、時間管理が成功する。

　部下からの細かい確認を嫌う上司がいる。「やりながら」「状況を見て」「その都度」「とりあえず、進めて」という上司は、指示内容を決められない上司で、管理能力に問題がある。

　上司が忙しそうでも確認する。雰囲気が悪くなっても、確認または（相談）し、仕様を確認してから始めよう。それが自分のためであり、職場全体のためにもなる。

　時間が経ってからの確認はお勧めできない。「何で、今頃聞くの？」「まだ、始めてなかったのか？」「指示を聞いていなかったのか？」と言われる。

　「どうしようかなぁ、聞きづらいなぁ」という自分の気持ちを「抑制」し、勇気をもって「確認」しよう。

『自分のベストの状態を知っていますか？』

　限られた時間でよい仕事をするためには、健康が大前提です。健康とは「日常生活を送るために必要な最低限度の身体と精神の両面の条件が満たされている状態」だそうです。（日本百科全集調べ）

　アスリートは、競技の本番に向けて調整しますが、ビジネスパーソンも同じ発想で仕事に備えたいものです。（よい記録＝よい成果）ちなみに健康と体調の違いは、「戦略研修」でいう戦略と戦術に似ています。

　戦略は中長期・大局的に考え戦術は短期・局地的に考えます。長くよい仕事を続けるために、中長期に健康の維持向上を考え、この夏を乗り切るために日々の体調を管理します。

　体調管理法は、この時期TVの情報番組等で特集を組まれるので参考にしてください。

　大事なことは、自分がよい仕事ができる健康常態を知っておくことです。自分の身体、精神状態は自分しかわからないので、自分をより知っている者が自己管理に成功するということになります。

「あれ？ちょっと、おかしいな？」と気づくことが大事です。

　（１）最低限必要な「睡眠時間」、仕事に支障がない程度の「飲食の過不足」、自分の「体力」、「体質」、「意欲」などを知っていますか。年齢によって変化するので、今の自分を正確に把握することが大事です。

　（２）自分の適性基準を把握したら、維持向上の対策を立てましょう。「熱中症対策」や「時差通勤」、「冷房病対策」、「食中毒回避」などに注意し、適切な「睡眠・栄養・水分」を摂りましょう。

　（３）最後に、「健康」に自信のある人ほど、「健康」に興味をもって規則正しい生活を送りましょう。「お誘い」も断る勇気をもちましょう。

　で、今夜はどうします？

『気分がのらない時の仕事を用意しておこう！』

　仕事には、“ノリ”というものがある。「気分がノッテいる」とか言いますね。この夏の猛暑は真逆です。通勤ラッシュに耐えて、出勤するのが精一杯の日が続いています。“ノッテないでしょう？”

　正に、仕事を休みたい気持ちを「抑制」し、予定の仕事をやり終える「自己管理」が求められる時です。

　こんな気分の時も時間を無駄にしないのが「時間管理」です。こんな気分の時にも、やれる業務を用意しておけば、一仕事済ませることができます。

　気分がのらない時は、複雑なことや深く考える業務は向きません。人によりますが、気の合う人との打合せや元気な人に会って、元気を分けてもらうとか、逆に人との関わりを一切避けて、軽作業や単純繰り返し作業などがお勧めです。ネット検索による調べごとも、体力を消耗しないで一定の成果が得られる仕事です。

　自分のお気に入りの仕事から始めると、次第に気分がノッテくることもあります。要は、何もしない時間をつくってはいけない、ということです。

『時間の使い方は、割り切って考えよう！』

　自分の仕事に強いこだわりがある人は多い。こういうタイプの人には、時間管理が必要です。延々と仕事を続けてしまうタイプです。その仕事は、完成形が決まっておらず自己評価で終えることになるので、意識を変える必要があります。

　例えば、調査、分析作業や企画書や報告書の作成、制作物や修理、加工などのクリエイティブな仕事です。人が、“もう、それでいいんじゃないの？”と言っても本人は、“もっと、よくなる！”といって時間が経過していきます。

　仕事に対するこだわりは、とても大事ですが、「時間管理」の観点からは、60%主義をお勧めします。目標達成は100%の必要がありますが、60%で十分な仕事も多いし、むしろ納期厳守を優先し、割り切って仕事をすることの方がよっぽど価値があります。

　その仕事にこだわっている間は、他の仕事ができません。あなたのこだわりのせいで、上司や関係者に迷惑を掛けていることはありませんか。

　さて、今日の気分はどうですか、今日は割り切ってみませんか？

　『定時後に、予定を入れよう！』

　時間管理は、まず“その気になること”、意識を高めることが大切だ。大事な仕事に時間を使っているので、まだまだ不十分と思う意識が、勤務時間をダラダラと伸ばしてしまう。

　しかし、定時後に予定を入れておくと、期限の意識が働いて、仕事の計画も立てやすくなるし、1日を一生懸命働いて定時で終わらせることができる。

　定時後の予定は、自分にとって大事なものであればあるほど、時間管理の動機づけになるので、積極的に入れる。

『自分にご褒美をあげよう！』

　これも動機づけの方法で、努力して定時で終えた時、仕事が一段落した時、計画通り時間管理ができた時など、自分に“ささやかなご褒美”をあげる。

　“ちゃんとやったら”という条件をつけて自分を動機づけする。スイーツを食べる、ちょっとよいお酒飲む、好きなゲームをやるなど自分で考えて決めておく。（ご褒美を探すこともちょっと楽しい）

　自分でルールを決めて、自分で守ることが「自律」を身に付けることになる。

　今日は、どんなご褒美が待っていますか？

『あなたには、時間管理（もっと、上手な時間の使い方）が必要ですか？』

　時間管理をしていない人はいない。誰もが時間の経過を見ながら生活しているし、仕事をしている。（時間管理のうまい、へたはある。）あえて、これから「時間管理」を始めようということは、それなりの理由があるはずだ。

　そもそもセルフマネジメントには、「抑制」と「管理」が必要なので、「時間管理」にも同様の努力が必要だ。要は、それなりの「動機づけ」が必要ということだ。

　何のために「時間管理」をするのか、目的を明確にすることで「時間管理」に本気になれる。

①残業を減らしたい。（定時で帰りたい。）

②仕事量が増えたので、効率的に仕事をしたい。

③プライベートの時間をつくりたい。（勉強時間・趣味の時間・家族との時間、人脈づくり、など）

　目的を確認したら改めて「時間管理」の現状を点検する。1日、1週間、1か月単位で、遅刻、残業時間、業務計画の進捗、納期管理、目標達成率などから時間管理の満足度を評価する。

　「時間管理」の現状が分かれば、改めて問題意識が高まる。（これでは、ダメだ！）そして、原因（これが理由だ！）を分析することで、課題が明確になる。

　その課題が解決された姿、望ましい時間管理の姿＝目標を設定する。そして課題解決のための自分に合った「時間管理」の方法を検討することができる。

　この問題解決のステップを踏まないと、場当たり的なハウツウの活用に終わり、思ったほどの成果が出ない。